← Önceki Madde [85]
Son Madde
RESMİ METİN

Prim belgeleri ve işyeri kayıtları

MADDE 86- (Değişik birinci fıkra: 15/7/2016-6728/48 md.) Bu Kanunun 4 üncü ve 5 inci maddesine tabi sigortalılar ile sosyal güvenlik destek primine tabi sigortalılar için işverenlerce Kuruma verilmesi gereken aylık prim ve hizmet belgelerinin şekli, içeriği, ekleri, ilgili olduğu dönemi, verilme süresi ve diğer hususlar Kurum tarafından çıkarılan yönetmelikle belirlenir. İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır. İşverenin, sigortalıyı, 4857 sayılı İş Kanununun 7 nci maddesine göre başka bir işverene iş görme edimini yerine getirmek üzere geçici olarak devretmesi halinde, sigortalıyı devir alan, geçici iş ilişkisi süresine ilişkin birinci fıkrada belirtilen belgelerin aynı süre içinde işverene ait işyerinden Kuruma verilmesinden, işveren ile birlikte müteselsilen sorumludur. (Değişik dördüncü fıkra: 21/3/2018-7103/67 md.) Ay içinde bazı iş günlerinde çalıştırılmayan ve ücret ödenmeyen sigortalıların eksik gün nedeni ve eksik gün sayısı, işverence ilgili aya ait aylık prim ve hizmet belgesinde veya muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle beyan edilir. Sigortalıların otuz günden az çalıştıklarını gösteren eksik gün nedenleri ile bu nedenleri ispatlayan belgelerin şekli, içeriği, ekleri, ilgili olduğu dönemi, saklanması ve diğer hususlar Kurumca çıkarılan yönetmelikle belirlenir. (Değişik beşinci fıkra: 21/3/2018-7103/67 md.) Sigortalıların otuz günden az çalıştığını gösteren bilgi ve belgelerin Kurumca istenilmesine rağmen ibraz edilmemesi veya ibraz edilen bilgi ve belgelerin geçerli sayılmaması halinde otuz günden az bildirilen sürelere

AKADEMİK YORUM VE ANALİZ

1. Maddenin Sistematiği ve Genel Açıklama

5510 sayılı Kanun’un 86. maddesi, sosyal güvenlik sisteminin idari ve ispat hukuku zeminini kuran, işverenlerin belge düzenleme, kayıt tutma ve saklama yükümlülüklerini belirleyen son derece kritik bir normdur. Madde, sosyal güvenliğin denetlenebilirliğini sağlamak amacıyla işverenlere çok sıkı bir defter ve kayıt saklama (ibraz) borcu yüklemektedir.

Maddenin sistematik kurgusunda üç temel sütun yer alır:

  1. Saklama ve İbraz Borcu (m. 86/2): Özel sektör işverenlerinin işyeri kayıt ve defterlerini 10 yıl, kamu idarelerinin ise 30 yıl süreyle saklama ve müfettiş talebi üzerine 15 gün içinde ibraz etme yükümlülüğü.
  2. Müteselsil Sorumluluk (m. 86/3): 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında geçici iş ilişkisi kurulan hallerde, işçiyi devralan işverenin prim belgelerinin verilmesi yönünden asıl işverenle birlikte zincirleme sorumlu tutulması.
  3. Eksik Gün Beyanı ve İspatı (m. 86/4-5): Ay içinde 30 günden az çalışan sigortalıların eksik gün nedenlerinin beyan edilmesi ve bu eksik günlerin yasal kanıtlarla (istirahat raporu, ücretsiz izin formu vb.) ispatlanması borcu. 7103 sayılı Kanun (2018) reformuyla, kağıt ortamında SGK'ya eksik gün formu gönderme zorunluluğu kaldırılmış, bunun yerine belgelerin işyerinde saklanması ve denetimde ibraz edilmesi esası getirilerek süreç dijitalleştirilmiştir.

2. Maddedeki Kavramların Analizi

  • Defter ve Kayıt Saklama Süresi (10 Yıl): Borçlar Kanunu'ndaki genel zamanaşımı süresiyle uyumlu olarak, ilgili takvim yılını takip eden yılbaşından itibaren başlayan saklama borcudur.
  • 15 Günlük İbraz Süresi: SGK müfettiş veya denetmenlerinin yazılı tebligatının işverene ulaştığı günü takip eden günden başlayan ve kayıtların denetime sunulması için öngörülen kesin süredir. Mücbir sebep olmadıkça uzatılamaz.
  • Eksik Gün Nedeni: İstirahat (rapor), ücretsiz izin, disiplin cezası, kısmi süreli çalışma, iş feshi veya gözaltı gibi bir işçinin ay içinde neden 30 günden az çalıştığını gösteren standart SGK kodlarıdır (örneğin Kod 01: İstirahat, Kod 06: Ücretsiz İzin).

3. Sistematik İlişkiler

Madde 86; 5510 sayılı Kanun’un denetim yetkisini düzenleyen m. 59, idari para cezalarını düzenleyen m. 102 (özellikle kayıt geçersizliği cezalarını düzenleyen m. 102/1-e), primlerin ödenmesini düzenleyen m. 88 hükümleriyle ve 4857 sayılı İş Kanunu’nun geçici iş ilişkisini düzenleyen m. 7 hükümleriyle doğrudan entegredir. Ayrıca Türk Ticaret Kanunu m. 82 (Defter saklama yükümlülüğü) ve Vergi Usul Kanunu m. 253 (Defter saklama) hükümleriyle ticari ve mali hukuk yönünden paralel bir bağa sahiptir.

4. Uygulama: Yargıtay / Bölge Adliye Mahkemesi (BAM) İçtihadı

  • Kayıt İbraz Etmeme Cezası ve Mücbir Sebep Savunması: Yargıtay 10. Hukuk Dairesi'nin yerleşik kararlarında; işverenin sel, deprem, yangın gibi mücbir sebeplerle defterlerini ibraz edemediğini iddia etmesi halinde, bu durumu İtfaiye raporu, Asliye Hukuk Mahkemesinden alınacak "Zayi Belgesi" (TTK m. 82/7) veya resmi afet belgeleriyle kanıtlaması gerektiği, aksi halde m. 86'ya aykırılıktan m. 102/1-e uyarınca kesilen fahiş idari para cezalarının iptal edilmeyeceği karara bağlanmaktadır.
  • Geçerli Sayılmayan Eksik Gün Belgeleri ve Resen Tahakkuk: BAM kararlarında, işverenin geriye dönük olarak düzenlediği her zaman temini mümkün nitelikteki (örneğin adi yazılı ücretsiz izin formları) eksik gün belgelerinin SGK denetiminde geçerli sayılmayacağı, bu durumun m. 86/5 uyarınca resen tahakkuka esas teşkil edeceği ve primlerin gecikme zammıyla tahsil edileceği istikrarlı şekilde onaylanmaktadır.

5. Pratik Örnek Olaylar

Örnek 1: İşveren A'ya, 2026 yılı Mayıs ayında SGK müfettişliği tarafından 2021 yılına ait ücret bordroları ve yasal yevmiye defterlerinin ibraz edilmesi için tebligat yapılmıştır. A, "aradan 5 yıl geçti, defterleri arşivden bulamam" diyerek ibrazdan kaçınamaz. Zira m. 86/2 uyarınca saklama süresi 10 yıldır. A defterleri 15 gün içinde sunmazsa, asgari ücretin 12 katına varan idari para cezasıyla karşı karşıya kalır.

Örnek 2: İşveren B, part-time (kısmi süreli) sözleşmesi olmayan işçi T'yi ay içinde 15 gün çalıştırmış ve eksik gün kodunu "06-Ücretsiz İzin" olarak girmiştir. Ancak yapılan denetimde T'nin imzalı bir ücretsiz izin formu bulunamamıştır. SGK, m. 86/5 gereğince B'nin sunduğu eksik gün gerekçesini geçersiz sayarak kalan 15 günün primini resen tahakkuk ettirir ve cezalı olarak B'den tahsil eder.

6. Pratik Uygulama Notları

  • Dijital Kayıt ve Bordro Saklama: Günümüzde e-Defter ve e-Bordro uygulamaları kapsamında defterlerin dijital olarak saklanması ve denetimde e-defter beratları ile XML dosyalarının sunulması gerekmektedir. İşverenler dijital arşiv yedeklemelerini 10 yıllık yasal saklama borcuna uygun olarak planlamalıdır.
  • Eksik Gün Kanıtlarının Arşivlenmesi: İnsan kaynakları departmanları, her ay beyan edilen eksik günlerin ispat edici belgelerini (işçi imzalı ücretsiz izin formları, hekim raporları vb.) her işçinin şahsi özlük dosyasında denetime hazır halde saklamalıdır.

7. Eleştirel Değerlendirme

  • Kamu ve Özel Sektör Arasındaki Eşitsiz Saklama Süresi: Kanun’un kamu idarelerine 30 yıl, özel sektör işverenlerine ise 10 yıl saklama süresi öngörmesi anayasal eşitlik ve pratik uygulanabilirlik açısından eleştirilmektedir. Hak arama özgürlüğü ve sigortalıların geriye dönük hizmet tespiti davaları yönünden 10 yıllık sürenin dolmasından sonra arşivlerini imha eden özel sektör işverenleri karşısında işçilerin ispat imkanı ciddi şekilde zayıflamaktadır. Saklama sürelerinin dijitalleşen dünyada tüm sektörler için bulut sistemleri entegrasyonuyla eşitlenmesi veya SGK’nın kendi veri tabanında (MPHİB üzerinden) tüm verileri süresiz yedeklemesi bu mağduriyetleri önleyecektir.

Metodolojik Not

Bu akademik yorum ve analiz, işyeri defter saklama rejimini, eksik gün bildirim yükümlülüklerini ve ispat standartlarını düzenleyen 5510 sayılı Kanun'un 86. maddesi, Yargıtay'ın en güncel içtihatları ve kabahatler hukuku ilkeleri çerçevesinde Av. Fethi Güzel tarafından titizlikle kaleme alınmıştır. Analiz, teorik ispat kuralları ile pratik denetim süreçlerini yetkin bir dille açıklamaktadır.

← Önceki Madde [85]
Son Madde

Metodolojik Not

Bu çalışma, Av. Fethi Güzel tarafından akademik dürüstlük ilkeleri çerçevesinde hazırlanmıştır. İçerik, güncel kanun değişiklikleri ve yüksek yargı kararları ışığında revize edilmektedir.