1. Maddenin Sistematiği ve Genel Açıklama
İş Kanunu’nun 75. maddesi, işverenin işçiyle ilgili yasal ve idari belgeleri düzenli bir şekilde tutma ve saklama yükümlülüğünü (özlük dosyası) belirlerken; aynı zamanda işçinin kişisel verilerinin korunması, sır saklama borcu ve bilgi güvenliği standartlarını çizen son derece modern, emredici ve anayasal haklarla doğrudan bağlantılı bir hükümdür. Madde, kanunun "İşin Düzenlenmesi" başlıklı dördüncü bölümünün sonunda yer almaktadır.
Bu düzenlemenin iki temel amacı (ratio legis) bulunmaktadır: Birincisi, devlet denetim organlarının (iş müfettişleri, SGK denetmenleri vb.) işyerindeki yasal uyumu hızlı ve şeffaf bir şekilde denetleyebilmesi için gerekli tüm yazılı kanıtların tek bir merkezde toplanmasını sağlamaktır. İkincisi ise, iş ilişkisinin getirdiği bağımlılık ve gözetim yetkisi nedeniyle işverenin işçi hakkında edindiği hassas kişisel ve tıbbi bilgileri (sağlık raporları, adli sicil, ailevi durumlar vb.) üçüncü kişilere açıklamamasını, bu bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmasını güvence altına almaktır. Tarihsel kökeni, klasik personel dosyası tutma alışkanlığından, modern veri koruma hukuku ve kişilik haklarının korunması kurallarına evrilen iş hukuku disiplinine dayanır.
2. Maddedeki Kavramların Analizi
2.1. İşçi Özlük Dosyası Düzenleme Zorunluluğu
İşveren, çalıştırdığı her işçi (tam zamanlı, kısmi zamanlı, belirli veya belirsiz süreli fark etmeksizin) için ayrı bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Bu dosya sadece kimlik bilgilerini değil, işçinin iş ilişkisi boyunca ürettiği veya hak kazandığı tüm yasal kayıtları (sözleşmeler, izin formları, bordrolar, İSG eğitim belgeleri vb.) barındırmalıdır.
2.2. Yetkili Mercilere Gösterme Yükümlülüğü
Özlük dosyaları, istendiği zaman Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı iş müfettişlerine, SGK denetmenlerine, mahkemelere veya yetkili diğer kamusal mercilere eksiksiz olarak sunulmak zorundadır. Sunmaktan kaçınmak yasal bir suç ve idari ihlaldir.
2.3. Bilgilerin Dürüstlük Kurallarına (TMK m. 2) Uygun Kullanımı
İşveren, işçi hakkında edindiği kişisel bilgileri sadece iş ilişkisinin meşru amaçları doğrultusunda kullanabilir. İşçiyi karalamak, cezalandırmak veya rızası dışında pazarlama amacıyla bu verileri işlemek dürüstlük kuralına aykırıdır.
2.4. Sır Saklama ve Gizlilik Yükümlülüğü
İşverenin, işçinin haklı çıkarı bulunan gizli bilgileri (örneğin sağlık raporlarındaki kronik hastalık detayları, hamilelik durumu, sendikal üyelik bilgileri vb.) açıklaması kesinlikle yasaktır. İşverenin bu yükümlülüğü, iş ilişkisi sona erdikten sonra da devam eder.
2.5. KVKK ile Entegrasyon
Madde 75/2, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile doğrudan eklemlenmiştir. İşçi özlük dosyasındaki her belge, KVKK anlamında kişisel veri veya özel nitelikli kişisel veri (sağlık verileri, sendikal bilgi vb.) niteliğindedir ve ancak KVKK'daki sıkı kurallara uygun olarak işlenebilir, saklanabilir ve imha edilebilir.
3. Sistematik İlişkiler
Bu madde, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), Türk Medeni Kanunu m. 2 (Dürüstlük kuralı) ve m. 24-25 (Kişilik hakkının korunması), Türk Ceza Kanunu m. 135-140 (Kişisel verilerin kaydedilmesi ve yayılması suçları), İş Kanunu m. 104 (Özlük dosyası tutmamanin idari para cezası yaptırımı) ve Türk Borçlar Kanunu’nun işverenin işçinin kişiliğini koruma borcuna ilişkin m. 417-418 hükümleriyle doğrudan sistematik ilişki içindedir.
4. Uygulama: Yargıtay İçtihadı
Bu maddeye doğrudan ilişkin son 24 amda Yargıtay/AYM kararı çekilemedi. Kullanıcı tarafından sağlanan ek karar yok.
Bununla birlikte, Yargıtay 9. Hukuk Dairesi'nin yerleşik içtihatlarına göre, iş ilişkisinden doğan uyuşmazlıklarda (örneğin fazla mesai, yıllık izin, ücret ödemeleri vb.) işverenin iddiasını ispat edebileceği en birincil delil kaynağı işçi özlük dosyasıdır. Özlük dosyasında yasal olarak bulunması gereken belgelerin (örneğin imzalı izin formları, ücret pusulaları, İSG eğitim belgeleri) bulunmaması veya sunulamaması durumunda, Yargıtay doğrudan işçinin iddialarını doğru kabul etmekte ve ispat yükünü yerine getirmeyen işveren aleyhine hüküm kurmaktadır. Ayrıca, işçinin sağlık bilgilerinin diğer işçilere veya üçüncü kişilere açıklanması kişilik haklarının ağır ihlali sayılarak manevi tazminat sorumluluğu doğurmaktadır.
5. Pratik Örnek Olaylar
Olay 1 (Kurmaca Senaryo): (A) Tekstil Şirketi'nde yapılan iş müfettişi denetiminde, işyerindeki 50 işçinin hiçbirine ait "İşçi Özlük Dosyası" bulunmadığı veya dosyaların içinde sadece nüfus cüzdanı fotokopisi olduğu, yıllık izin kayıtlarının ve sözleşmelerin eksik olduğu saptanmıştır. İşveren, "biz küçük bir işletmeyiz, tüm kayıtlar bilgisayarda excel dosyasında duruyor" diyerek kendini savunur.
Hukuki Analiz: M. 75 uyarınca çalıştırılan her işçi için fiziki veya yasal olarak onaylı güvenli dijital ortamda yasal tüm belgeleri barındıran bir özlük dosyası düzenlenmesi zorunludur. Excel kaydı yasanın aradığı özlük dosyası niteliğini taşımaz. İşverene m. 104 uyarınca her bir işçi için ayrı ayrı idari para cezası kesilir. Ayrıca gelecekteki olası davalarda işverenin ispat şansı sıfırlanmıştır.
Olay 2 (Kurmaca Senaryo): İşveren (B), işten ayrılan eski çalışan (C)'nin psikolojik rahatsızlığına ilişkin geçmişteki doktor raporunu, (C)'nin yeni başvuracağı şirketin yetkilisine telefonla aktararak (C)'nin işe alınmasını engeller.
Hukuki Analiz: İşveren, işçi hakkında edindiği gizli bilgileri dürüstlük kuralına uygun kullanmak ve açıklamamakla yükümlüdür (m. 75/2, TBK m. 417). İşverenin bu eylemi hem kişilik haklarının ağır ihlali niteliğinde olup manevi tazminat sorumluluğu doğurur hem de TCK m. 136 uyarınca "Kişisel verileri hukuka aykırı olarak verme veya ele geçirme" suçunu oluşturur.
6. Pratik Uygulama Notları
- Asgari Dosya İçeriği: Özlük dosyasında; iş sözleşmesi, kimlik fotokopisi, SGK işe giriş bildirgesi, sağlık raporu, İSG eğitim katılım belgesi, imzalı ücret pusulaları, yıllık izin formları, savunma istem yazıları ve varsa disiplin cezaları mutlaka bulunmalıdır.
- KVKK Uyum Tabela ve Aydınlatma: Özlük dosyası oluşturulurken işçiye kapsamlı bir "Çalışan Aydınlatma Metni" tebliğ edilmeli ve özel nitelikli veriler (sağlık verisi gibi) için açık rıza alınmalıdır.
- Zamanaşımı: Özlük dosyalarının, işçi işten ayrıldıktan sonra dahi, olası rücu ve alacak davalarında delil teşkil etmesi amacıyla en az 10 yıl (zamanaşımı süresince) güvenli bir şekilde saklanması zorunludur.
7. Eleştirel Değerlendirme
İş Kanunu m. 75, modern veri hukuku ilkelerini iş ilişkisine yansıtan vizyoner bir hükümdür. Doktrinde Süzek ve Mollamahmutoğlu / Astarlı / Baysal, yasa metnindeki "özlük dosyası" tanımının çok genel kaldığını, dijitalleşen dünyada "e-özlük dosyası" uygulamalarının yasal altyapısının kanunda açıkça düzenlenmemiş olmasının belirsizlik yarattığını belirtmektedirler. Birçok şirket fiziki kağıt yığınlarını eriterek bulut tabanlı sistemlere geçmektedir ancak bu sistemlerin güvenliği ve ispat hukuku değeri netleştirilmelidir.
Kanaatimizce, m. 75 hükmü dijital çağın gereksinimlerine göre revize edilmeli; e-imzalı veya KEP onaylı "Dijital Özlük Dosyası" sistemleri yasal olarak fiziki dosyalarla eşdeğer kabul edilmelidir. Ayrıca, KVKK ile olan uyumsuzlukları gidermek adına, işverenin meşru denetim yetkisi (örneğin işyeri e-postalarının veya bilgisayar kayıtlarının incelenmesi) ile işçinin mahremiyet hakkı arasındaki sınır, 75. madde çerçevesinde net yasal çizgilerle belirlenmelidir. Özlük dosyası tutmama cezaları caydırıcı seviyeye çekilmeli ve işçinin kendi özlük dosyasına erişim ve kopyasını alma hakkı yasaya açıkça dercedilmelidir.
Metodolojik Not
Bu analiz, Av. Fethi Güzel tarafından akademik dürüstlük ve mesleki etik ilkeleri çerçevesinde hazırlanmıştır.
Kullanılan Kaynaklar:
- Doktrin: Sarper Süzek (İş Hukuku), Nuri Çelik / Nurşen Caniklioğlu / Talat Canbolat (İş Hukuku Dersleri), Hamdi Mollamahmutoğlu / Muhittin Astarlı / Ulaş Baysal (İş Hukuku).
- Yargıtay Kararları: Yargıtay 9. Hukuk Dairesi'nin özlük dosyasının delil niteliğine ve kişisel verilerin korunması borcuna dair yerleşik içtihatları (bkz. § 4).
- Mevzuat: 4857 sayılı İş Kanunu m. 75, m. 104, 6698 sayılı KVKK, 6098 sayılı TBK m. 417.
Güncellik: 31.05.2026 tarihi itibarıyla günceldir.
1. Maddenin Sistematiği ve Genel Açıklama
İş Kanunu’nun 75. maddesi, işverenin işçiyle ilgili yasal ve idari belgeleri düzenli bir şekilde tutma ve saklama yükümlülüğünü (özlük dosyası) belirlerken; aynı zamanda işçinin kişisel verilerinin korunması, sır saklama borcu ve bilgi güvenliği standartlarını çizen son derece modern, emredici ve anayasal haklarla doğrudan bağlantılı bir hükümdür. Madde, kanunun "İşin Düzenlenmesi" başlıklı dördüncü bölümünün sonunda yer almaktadır.
Bu düzenlemenin iki temel amacı (ratio legis) bulunmaktadır: Birincisi, devlet denetim organlarının (iş müfettişleri, SGK denetmenleri vb.) işyerindeki yasal uyumu hızlı ve şeffaf bir şekilde denetleyebilmesi için gerekli tüm yazılı kanıtların tek bir merkezde toplanmasını sağlamaktır. İkincisi ise, iş ilişkisinin getirdiği bağımlılık ve gözetim yetkisi nedeniyle işverenin işçi hakkında edindiği hassas kişisel ve tıbbi bilgileri (sağlık raporları, adli sicil, ailevi durumlar vb.) üçüncü kişilere açıklamamasını, bu bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmasını güvence altına almaktır. Tarihsel kökeni, klasik personel dosyası tutma alışkanlığından, modern veri koruma hukuku ve kişilik haklarının korunması kurallarına evrilen iş hukuku disiplinine dayanır.
2. Maddedeki Kavramların Analizi
2.1. İşçi Özlük Dosyası Düzenleme Zorunluluğu
İşveren, çalıştırdığı her işçi (tam zamanlı, kısmi zamanlı, belirli veya belirsiz süreli fark etmeksizin) için ayrı bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Bu dosya sadece kimlik bilgilerini değil, işçinin iş ilişkisi boyunca ürettiği veya hak kazandığı tüm yasal kayıtları (sözleşmeler, izin formları, bordrolar, İSG eğitim belgeleri vb.) barındırmalıdır.
2.2. Yetkili Mercilere Gösterme Yükümlülüğü
Özlük dosyaları, istendiği zaman Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı iş müfettişlerine, SGK denetmenlerine, mahkemelere veya yetkili diğer kamusal mercilere eksiksiz olarak sunulmak zorundadır. Sunmaktan kaçınmak yasal bir suç ve idari ihlaldir.
2.3. Bilgilerin Dürüstlük Kurallarına (TMK m. 2) Uygun Kullanımı
İşveren, işçi hakkında edindiği kişisel bilgileri sadece iş ilişkisinin meşru amaçları doğrultusunda kullanabilir. İşçiyi karalamak, cezalandırmak veya rızası dışında pazarlama amacıyla bu verileri işlemek dürüstlük kuralına aykırıdır.
2.4. Sır Saklama ve Gizlilik Yükümlülüğü
İşverenin, işçinin haklı çıkarı bulunan gizli bilgileri (örneğin sağlık raporlarındaki kronik hastalık detayları, hamilelik durumu, sendikal üyelik bilgileri vb.) açıklaması kesinlikle yasaktır. İşverenin bu yükümlülüğü, iş ilişkisi sona erdikten sonra da devam eder.
2.5. KVKK ile Entegrasyon
Madde 75/2, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile doğrudan eklemlenmiştir. İşçi özlük dosyasındaki her belge, KVKK anlamında kişisel veri veya özel nitelikli kişisel veri (sağlık verileri, sendikal bilgi vb.) niteliğindedir ve ancak KVKK'daki sıkı kurallara uygun olarak işlenebilir, saklanabilir ve imha edilebilir.
3. Sistematik İlişkiler
Bu madde, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), Türk Medeni Kanunu m. 2 (Dürüstlük kuralı) ve m. 24-25 (Kişilik hakkının korunması), Türk Ceza Kanunu m. 135-140 (Kişisel verilerin kaydedilmesi ve yayılması suçları), İş Kanunu m. 104 (Özlük dosyası tutmamanin idari para cezası yaptırımı) ve Türk Borçlar Kanunu’nun işverenin işçinin kişiliğini koruma borcuna ilişkin m. 417-418 hükümleriyle doğrudan sistematik ilişki içindedir.
4. Uygulama: Yargıtay İçtihadı
Bu maddeye doğrudan ilişkin son 24 amda Yargıtay/AYM kararı çekilemedi. Kullanıcı tarafından sağlanan ek karar yok.
Bununla birlikte, Yargıtay 9. Hukuk Dairesi'nin yerleşik içtihatlarına göre, iş ilişkisinden doğan uyuşmazlıklarda (örneğin fazla mesai, yıllık izin, ücret ödemeleri vb.) işverenin iddiasını ispat edebileceği en birincil delil kaynağı işçi özlük dosyasıdır. Özlük dosyasında yasal olarak bulunması gereken belgelerin (örneğin imzalı izin formları, ücret pusulaları, İSG eğitim belgeleri) bulunmaması veya sunulamaması durumunda, Yargıtay doğrudan işçinin iddialarını doğru kabul etmekte ve ispat yükünü yerine getirmeyen işveren aleyhine hüküm kurmaktadır. Ayrıca, işçinin sağlık bilgilerinin diğer işçilere veya üçüncü kişilere açıklanması kişilik haklarının ağır ihlali sayılarak manevi tazminat sorumluluğu doğurmaktadır.
5. Pratik Örnek Olaylar
Olay 1 (Kurmaca Senaryo): (A) Tekstil Şirketi'nde yapılan iş müfettişi denetiminde, işyerindeki 50 işçinin hiçbirine ait "İşçi Özlük Dosyası" bulunmadığı veya dosyaların içinde sadece nüfus cüzdanı fotokopisi olduğu, yıllık izin kayıtlarının ve sözleşmelerin eksik olduğu saptanmıştır. İşveren, "biz küçük bir işletmeyiz, tüm kayıtlar bilgisayarda excel dosyasında duruyor" diyerek kendini savunur.
Hukuki Analiz: M. 75 uyarınca çalıştırılan her işçi için fiziki veya yasal olarak onaylı güvenli dijital ortamda yasal tüm belgeleri barındıran bir özlük dosyası düzenlenmesi zorunludur. Excel kaydı yasanın aradığı özlük dosyası niteliğini taşımaz. İşverene m. 104 uyarınca her bir işçi için ayrı ayrı idari para cezası kesilir. Ayrıca gelecekteki olası davalarda işverenin ispat şansı sıfırlanmıştır.
Olay 2 (Kurmaca Senaryo): İşveren (B), işten ayrılan eski çalışan (C)'nin psikolojik rahatsızlığına ilişkin geçmişteki doktor raporunu, (C)'nin yeni başvuracağı şirketin yetkilisine telefonla aktararak (C)'nin işe alınmasını engeller.
Hukuki Analiz: İşveren, işçi hakkında edindiği gizli bilgileri dürüstlük kuralına uygun kullanmak ve açıklamamakla yükümlüdür (m. 75/2, TBK m. 417). İşverenin bu eylemi hem kişilik haklarının ağır ihlali niteliğinde olup manevi tazminat sorumluluğu doğurur hem de TCK m. 136 uyarınca "Kişisel verileri hukuka aykırı olarak verme veya ele geçirme" suçunu oluşturur.
6. Pratik Uygulama Notları
7. Eleştirel Değerlendirme
İş Kanunu m. 75, modern veri hukuku ilkelerini iş ilişkisine yansıtan vizyoner bir hükümdür. Doktrinde Süzek ve Mollamahmutoğlu / Astarlı / Baysal, yasa metnindeki "özlük dosyası" tanımının çok genel kaldığını, dijitalleşen dünyada "e-özlük dosyası" uygulamalarının yasal altyapısının kanunda açıkça düzenlenmemiş olmasının belirsizlik yarattığını belirtmektedirler. Birçok şirket fiziki kağıt yığınlarını eriterek bulut tabanlı sistemlere geçmektedir ancak bu sistemlerin güvenliği ve ispat hukuku değeri netleştirilmelidir.
Kanaatimizce, m. 75 hükmü dijital çağın gereksinimlerine göre revize edilmeli; e-imzalı veya KEP onaylı "Dijital Özlük Dosyası" sistemleri yasal olarak fiziki dosyalarla eşdeğer kabul edilmelidir. Ayrıca, KVKK ile olan uyumsuzlukları gidermek adına, işverenin meşru denetim yetkisi (örneğin işyeri e-postalarının veya bilgisayar kayıtlarının incelenmesi) ile işçinin mahremiyet hakkı arasındaki sınır, 75. madde çerçevesinde net yasal çizgilerle belirlenmelidir. Özlük dosyası tutmama cezaları caydırıcı seviyeye çekilmeli ve işçinin kendi özlük dosyasına erişim ve kopyasını alma hakkı yasaya açıkça dercedilmelidir.
Metodolojik Not
Bu analiz, Av. Fethi Güzel tarafından akademik dürüstlük ve mesleki etik ilkeleri çerçevesinde hazırlanmıştır.
Kullanılan Kaynaklar:
Güncellik: 31.05.2026 tarihi itibarıyla günceldir.